Définition des coûts des contrats d’apprentissage : comment s’y prendre ?

1. De quoi parle-t-on ? Que doit définir exactement la branche ?

La branche (via sa CPNE ou, à défaut, sa commission paritaire) est chargée de déterminer « le niveau de prise en charge » des contrats d’apprentissage en fonction du domaine d’activité du titre ou du diplôme visé (I de l’article L.6332-14). Elle ne définit pas le « coût contrat » qui est le coût du contrat défini par le CFA.

 2. Quel est le calendrier ?

Les branches (via leur CPNE ou, à défaut, leur commission paritaire) doivent définir, au plus tard le 1er février 2019, les niveaux de prise en charge des contrats d’apprentissage (fixation des « coûts contrats » par diplôme et titre).

Sur cette base, France Compétences émettra des recommandations vers les branches au plus tard le 15 mars.

D’ici le 1^er avril 2019, l’État publiera :

• Un décret fixant les niveaux de prise en charge en cas de carence des branches qui n’auraient pas déterminé leurs niveaux de prise en charge (ou partiellement),
• Un second décret pour les niveaux de prise en charge correctifs, en cas de non prise en compte des recommandations de France Compétences par les branches.

3. Quid des contrats signés en 2019 ?

Pour les contrats signés jusqu’au 31 décembre 2019 dans le cadre des conventions régionales, le financement est assuré jusqu’à cette date par les Régions.

Les opérateurs de compétences financeront prorata temporis les contrats en cours à partir du 1er janvier 2020.

Pour les contrats d’apprentissage signés hors convention régionale : la prise en charge sera assurée par les opérateurs de compétences, via un financement de France compétences, sur la base des niveaux de prise en charge définis par les branches ou par l’État au 1^er avril 2019.

4. Comment appréhender la notion de « domaine d’activité » ?

Il n’existe pas de définition juridique du domaine d’activité.

La loi indique uniquement que les certifications professionnelles (diplômes et titres enregistrés au répertoire national des certifications professionnelles – RNCP) sont classées par niveau de qualification et domaine d’activité.

Et dans les faits, au sein du RNCP, à chaque certification est associé un niveau de qualification (I-II-III-IV-V) et un code NSF (nomenclature des spécialités de formation, établie par l’INSEE).

Il n’y a donc pas de référence au domaine d’activité, mais à une liste de catégories établies à des fins statistiques.

1. Quelle matérialité des documents « Niveau de prise en charge » pour France Compétences ?  Quelle clé d’entrée : Code Diplôme ? Nom du diplôme ?  Faut-il y associer le coût contrat qui est différent du Niveau de prise en charge ? Faut-il y associer les modulations appliquées ?

Le ministère du Travail et la DGEFP ont produit un kit permettant d’organiser la remontée des niveaux de prise en charge pour chaque diplôme ou titre par les branches via un formulaire Excel normé comprenant notamment l’ensemble des diplômes et titres en apprentissage (code diplôme).

Ce formulaire devra être transmis avant le 1^er février 2019 à l’opérateur de compétences (OPCO), qui se chargera ensuite de le transmettre à France Compétences.

Aucune justification de la méthodologie retenue par la branche n’est demandée dans un premier temps. Il est toutefois conseillé d’en produire une et de la conserver dans le cadre du débat contradictoire avec France Compétences prévu dans un second temps.

 2. Du fait du calendrier contraint, les branches doivent-elles définir obligatoirement l’ensemble des niveaux de prise en charge d’ici le 31 janvier 2019 pour l’ensemble des formations ?

Les branches (via leur CPNE ou, à défaut, leur commission paritaire) ont l’obligation légale de définir les niveaux de prise en charge des diplômes et titres financés, dans leur exhaustivité, et ce, à partir du kit méthodologique transmis par la DEGFP et le ministère du Travail.

C’est sur la base des niveaux déterminés au plus tard le 1^er février 2019 que France Compétences émettra ses recommandations, pour d’éventuels ajustements.

A défaut de fixation de ces niveaux (ou à défaut de prise en compte des recommandations), la branche appliquera les conditions de prise en charge déterminées par décret au printemps 2019.

 3. Quel étiage  dans  la remontée des coûts contrats auprès de France Compétences ?  Formations cœur de métiers, formations transverses,… pour les principales formations ou pour l’exhaustivité des formations susceptibles d’être prises en charge ?

Les branches ont l’obligation légale de définir ces niveaux de prise en charge, de manière exhaustive, sans prioriser particulièrement les formations, sur la base des formations identifiées dans le kit méthodologique diffusé par la DGEFP et le ministère du Travail.

 4. Dans ce cas, quid des formations transversales, qui ne relèvent pas d’une branche (BTS AG PME/PMI, licence RH, …), notamment pour les CFA interpro ? Les branches doivent elles se positionner sur les formations transverses ?

La branche (via sa CPNE ou, à défaut, sa commission paritaire) est chargée de déterminer le niveau de prise en charge des contrats d’apprentissage en fonction du domaine d’activité du titre ou du diplôme visé (I de l’article L.6332-14) : l’exhaustivité est donc visée.

France Compétences, dans ses missions, établira ensuite des recommandations sur le niveau et les règles de prise en charge afin de « favoriser leur convergence » (10°a) du L. 6123-5).

A défaut de détermination par la branche, les contrats seront pris en charge au niveau déterminé par décret au printemps 2019.

1. Les branches peuvent-elles librement fixer des « coûts contrats » demain ?

France Compétences est chargé d’émettre des recommandations, en matière d’observation des coûts et de niveaux de prise en charge, dans une perspective de convergence entre les contrats.

En tout état de cause, les branches peuvent définir librement leurs propres niveaux de prise en charge des contrats, mais devront tout de même suivre ces recommandations, afin qu’une homogénéisation des niveaux de prise en charge soit cohérente.

2. Quelle méthodologie adopter pour définir les coûts contrats et donc les niveaux de prise en charge en quelques semaines ?

Jusqu’à l’introduction de la notion du « coût contrat » par la loi du 5 septembre 2018, le système de financement de l’apprentissage faisait référence à la notion de « coût préfecture » introduit par la loi de modernisation sociale du 17 janvier 2002 et qui conduit le Préfet de région à publier au plus tard le 31 décembre de chaque année, l’ensemble des coûts des formations en apprentissage déclarés par les CFA en prévision de la nouvelle campagne de taxe d’apprentissage.

Le kit méthodologique diffusé par la DGEFP et le ministère du Travail propose deux méthodologies, sans pour autant en prioriser :

• La première repose sur l’utilisation des coûts annuels de formation par apprenti publiés en préfectures de Région (« coûts Préfecture ») ;
• La seconde repose sur un travail analytique des informations comptables des CFA préparant aux diplômes ou titres intéressant la branche professionnelle. Cette méthode exige d’avoir accès aux informations comptables, soit parce que la branche professionnelle exerce des responsabilités dans l’animation ou la gestion de CFA, soit par requête auprès des organismes gestionnaires des CFA identifiés.

3. Pour les branches ne disposant pas d’appareil de formation, les coûts des contrats d’apprentissage définis par les Préfectures peuvent-il être une première base de définition ?

Dans le calendrier contraint actuel, ces « coûts Préfecture » pourraient constituer une première base de calcul.

Il appartient à chacune des branches de produire et de conserver la justification des modulations apportées, dans le cadre du débat contradictoire avec France Compétences. Ces éléments permettent par ailleurs d’alimenter la réflexion et de justifier la démarche et la méthodologie retenues dans la définition des niveaux de prise auprès de la CPNE.

Des ajustements seront potentiellement à prévoir, selon les recommandations que France Compétences émettra d’ici le 15 mars 2019.

4. En cas de niveaux de prise en charge inférieur au coût réel du contrat d’apprentissage, qui devra prendre en charge la différence ?

La loi du 5 septembre 2018 réaffirme le principe de gratuité de l’apprentissage inscrit par la loi du 5 mars 2014 : aucune contrepartie financière ne peut être demandée à la conclusion, au dépôt ou lors de la rupture du contrat d’apprentissage, ni à l’apprenti, ni à son représentant légal.

En l’état actuel de la réglementation, les textes ne prévoient pas expressément la capacité d’un CFA à facturer le reste à charge auprès d’un employeur lors du dépôt du contrat.

Références : article L. 6221-2 actuel et futur et article L. 6325-2-1 du Code du travail

 5. Peut-il être instauré des politiques de branche avec des niveaux de prise en charge différenciés à la hausse ou à la baisse selon certains métiers (priorités de financement, bassin d’emploi, politique publique de formation pour favoriser les métiers en tension …) ?

Les niveaux de prise en charge sont fixés par domaine d’activité et, plus précisément, par diplôme ou titre. Il est donc possible de différencier les niveaux de prise en charge par diplôme et titre, pour tenir compte des priorités de la branche et des politiques publiques.

1. Quels sont les éléments à prendre en compte pour définir les niveaux de prise en charge ?

Selon le décret n°2018-1345 du 28 décembre 2018 relatif aux modalités de détermination des niveaux de prise en charge des contrats d’apprentissage, les commissions paritaires nationales de l’emploi (CPNE) ou les commissions paritaires des branches professionnelles définissent le niveau de prise en charge en fonction du diplôme ou du titre professionnel.

Ces « coûts contrats » prennent en compte :

• les charges de gestion administrative et les charges de production comprenant :
  • la conception, la réalisation des enseignements théoriques en apprentissage, ainsi que l’évaluation des compétences acquises par les apprentis et, le cas échéant, les frais afférents aux jurys d’examen prévus au 12° du même article,
  • la réalisation des nouvelles missions d’accompagnement, de promotion de la mixité
  • le déploiement d’une démarche qualité, permettant de satisfaire au nouveau référentiel qualité (nouvel article 6316-1 du Code du travail).
• les charges d’amortissement annuelles, dès lors que leur durée d’amortissement n’excède pas trois ans, et qui comprennent :
  • les équipements qui participent à la mise en œuvre des enseignements dispensés par apprentissage,
  • l’ingénierie pédagogique.

2. Quid des frais d’hébergement et de restauration « supportés directement par le CFA » selon le décret ?

Selon le décret n°2018-1345 du 28 décembre 2018 relatif aux modalités de détermination des niveaux de prise en charge des contrats d’apprentissage, , les OPCO financeront, dès lors que ces frais sont supportés par les CFA, notamment, les frais annexes à la formation en apprentissage : hébergement (selon un montant maximal par nuitée à fixer par arrêté), restauration (selon un montant maximal par repas à fixer par arrêté), le premier équipement pédagogique (dans la limite d’un plafond de 500  €) et mobilité internationale (selon un forfait identique pour l’ensemble des CFA concernées par domaine d’activité et par zone géographique).

3. Quel(s) rôle(s) l’OPCA et l’OCTA peuvent apporter dans cette définition des niveaux de prise en charge ?

Les opérateurs de compétences (OPCO, anciennement OPCA) sont chargés d’apporter un appui technique à leurs branches adhérentes pour la détermination des niveaux de prise en charge : données financières, statistiques, utilisation de la taxe d’apprentissage par les entreprises adhérentes… autant d’informations riches afin d’établir un état des lieux initial à toute démarche de définition des niveaux de prise en charge.

Ce sont aux branches de les solliciter.

4. Le nouvel article D. 6332-79 du Code du travail indique que le niveau de prise en charge est établi pour une période minimale de 2 ans. Or plusieurs formations en apprentissage se déroulent sur 3 ans. Ce niveau doit-il distinguer les années d’apprentissage (1e année, 2e année, 3e année) et peut-il être établi pour plus de deux ans ?

La branche (via sa CPNE ou, à défaut, sa commission paritaire) détermine le niveau de prise en charge du contrat d’apprentissage en fonction du diplôme ou du titre professionnel (article D. 6332-78 du Code du travail dans sa rédaction résultant du décret n°2018-1345 du 28 décembre 2018).

Ce niveau correspond à un montant annuel et il est établi pour une durée minimale de deux ans, par diplôme ou titre (article D. 6332-79), et ce, peu importe la durée de celui-ci. Il peut être révisé périodiquement, selon les recommandations émises par France Compétences. A fortiori, la branche peut le définir pour une durée supérieure (3 ans), tant que ce niveau de prise en charge ne va pas à l’encontre des recommandations de France Compétences.

En revanche, il est établi pour le diplôme ou le titre, dans son intégralité, en ne distinguant ni les années ni les blocs ou les modules le composant.

1. Quel est le calendrier de dialogue entre les branches et France Compétences ?

Le décret n°2018-1345 du 28 décembre 2018 relatif aux modalités de détermination des niveaux de prise en charge des contrats d’apprentissage fixe les étapes :

• 1^er février 2019 (au plus tard) : les branches transmettent aux opérateurs de compétences les niveaux de prise en charge établis par diplôme et titre à finalité professionnelle pour une année de formation. Charge à l’opérateur de compétences (OPCO) de le communiquer à son tour à France Compétences
• 15 mars 2019 (au plus tard) :
• France Compétences formule les recommandations sur le niveau de prise en charge afin de favoriser la convergence des contrats en alternance et les notifie à la branche, qui dispose d’un délai d’un mois pour se mettre en conformité avec ces recommandations (à défaut de mise en conformité, le ministre fixe un niveau de prise en charge par décret),
• France compétences communique au ministre la liste des branches qui n’ont pas déterminé de niveau de prise en charge et la liste des diplômes ou titres à finalité professionnelle préparés pour lesquels elles devaient se déterminer.

2. Quelle méthode mettra en place France Compétences pour émettre ses recommandations ?

France Compétences est un établissement public depuis le 1^er janvier 2019. Il travaillera en étroite relation avec la DGEFP et les acteurs concernés (branches, CFA, réseaux, …).

Un premier travail consistant à analyser les remontées de ces acteurs, les coûts tels que définis actuellement par les Préfectures et les disparités éventuelles (selon les investissements, les spécificités régionales, de CFA, de branche, des formations…) devrait être conduit.

Un second travail d’observation des coûts et de cohérence devrait être conduit par France Compétences, afin d’harmoniser les niveaux de prise en charge remontés précédemment par les branches.

3. Quel argumentaire développer dans le débat contradictoire avec France Compétences ?

La loi fixe uniquement l’obligation, pour les branches, de définir les niveaux de prise en charge par domaine d’activité et, plus précisément, par diplôme ou titre.

Ce niveau de prise en charge sera remonté, via les OPCO, à France Compétences, selon un formulaire normé qui a été diffusé.

L’argumentaire interviendrait donc après les recommandations de France Compétences entre février et mars. Tout argument étayé, ou méthode de calcul pourrait appuyer le niveau de prise en charge tel que défini par la branche.

4. Pourquoi le coût du contrat d’apprentissage serait-il différent de celui du contrat de professionnalisation ?

Bien que distincts sur de nombreux aspects, le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation convergent sur l’alternance de périodes de formation en centre et périodes d’activité en entreprise.

S’agissant de l’organisation pédagogique mise en œuvre, les CFA procèdent fréquemment à la mixité de publics au sein d’une même section ; des contrats de professionnalisation pouvant venir compléter des sections d’apprentis, et inversement.

Dans ce cas, et indépendamment de la prise en charge de ces contrats par les OPCA et futurs OPCO, le coût du contrat ramené à l’apprenant (apprenti ou contrat de professionnalisation) doit être identique dès lors que le parcours de formation répond à des contraintes pédagogiques analogues.

Inversement, en cas de sections dédiées en apprentissage ou en contrat de professionnalisation, à diplôme identique, le niveau de coût observé peut être impacté de l’organisation analytique mise en œuvre par le CFA et des charges directes affectées sur la section considérée. Celles-ci pourront être impactées de facteurs multiples attachés aux spécificités de la section : équipe pédagogique en place (ancienneté et statut du personnel, profil des intervenants, fournitures pédagogiques mobilisées), rythme de l’alternance et volume horaire, coût du suivi des jeunes en entreprise (lesquels peuvent impacter la comparabilité des coûts en résultant).

5. L’opérateur de compétences peut payer le premier équipement : à qui appartient-il alors ?

Le décret n°2018-1345 du 28 décembre 2018 relatif aux modalités de détermination des niveaux de prise en charge des contrats d’apprentissage prévoit la prise en charge par l’OPCO du premier équipement pédagogique nécessaire à l’exécution de la formation, selon les besoins définis par domaine d’activité et pour l’ensemble des CFA concernés, dans la limite d’un plafond de 500 €.

Ceci, sous réserve que ces frais soient supportés directement par le CFA : en toute logique, le premier équipement appartient au CFA.

6. Que peut prendre en charge l’opérateur de compétences ?

Les opérateurs de compétences (OPCO, remplaçant les OPCA en 2019) prennent en charge :

• les coûts des contrats d’apprentissage et de professionnalisation, selon des niveaux de prise en charge définis par les branches ou par accord collectif. Ces niveaux de prise en charge peuvent être modulés selon des critères, les publics, ou l’existence de cofinancements.
• les frais annexes liés aux contrats d’apprentissage et de professionnalisation, et « notamment » d’hébergement et de restauration,
• les éventuelles dépenses d’investissement pour financer les équipements nécessaires à la réalisation des formations.

7. De quelles ressources disposeront les opérateurs de compétences pour financer les contrats d’apprentissage demain ?

Les opérateurs de compétences recevront de France Compétences une enveloppe issue de la collecte de :

• la nouvelle contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance,
• la nouvelle contribution 1% CPF-CDD,
• la contribution supplémentaire à l’apprentissage (CSA), le cas échéant.

Les montants répartis par opérateurs de compétences seront définis au plus tard le 31 octobre de l’année précédant les versements.

8. Si le diplôme est inter-branche et donc inter-OPCO, qui finance les premiers équipements ?

Le principe du financement par l’OPCO est celui d’une prise en charge du contrat d’apprentissage au bénéfice de son entreprise adhérente (celle qui conclut le contrat) : le premier équipement est donc financé par l’OPCO auquel l’entreprise employant l’apprenti fait une demande de financement.

1. Quid en cas de rupture du contrat ?

La loi indique qu’en cas de rupture du contrat d’apprentissage, le CFA dans lequel est inscrit l’apprenti prend les dispositions nécessaires pour lui permettre de suivre sa formation théorique pendant 6 mois et contribue à lui trouver un nouvel employeur susceptible de lui permettre d’achever son cycle de formation.

Par ailleurs, le décret relatif à l’agrément et au fonctionnement des opérateurs de compétences indique qu’en cas de rupture anticipée du contrat, « le paiement est réalisé au prorata temporis de la durée réelle du contrat d’apprentissage » par l’OPCO.

2. Quelles sont les nouvelles missions des CFA ?

Les missions des CFA sont redéfinies par la loi du 5 septembre 2018 :

• accompagner les personnes, y compris celles en situation de handicap, souhaitant s’orienter ou se réorienter par la voie de l’apprentissage, en développant leurs connaissances et leurs compétences et en facilitant leur intégration en emploi, en cohérence avec leur projet professionnel. Pour les personnes en situation de handicap, le CFA appuie la recherche d’un employeur et facilite leur intégration tant en CFA qu’en entreprise en proposant les adaptations nécessaires au bon déroulement de leur contrat d’apprentissage. Pour accomplir cette mission, le CFA désigne un référent chargé de l’intégration des personnes en situation de handicap ;
• appuyer et d’accompagner les postulants à l’apprentissage dans leur recherche d’un employeur ;
• assurer la cohérence entre la formation dispensée en leur sein et celle dispensée au sein de l’entreprise, en particulier en organisant la coopération entre les formateurs et les maîtres d’apprentissage ;
• informer, dès le début de leur formation, les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et en tant que salariés et des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel ;
• permettre aux apprentis en rupture de contrat la poursuite de leur formation pendant six mois tout en les accompagnant dans la recherche d’un nouvel employeur, en lien avec le service public de l’emploi. Les apprentis en rupture de contrat sont affiliés à un régime de sécurité sociale et peuvent bénéficier d’une rémunération ;
• apporter, en lien avec le service public de l’emploi, en particulier avec les missions locales, un accompagnement aux apprentis pour prévenir ou résoudre les difficultés d’ordre social et matériel susceptibles de mettre en péril le déroulement du contrat d’apprentissage ;
• favoriser la mixité au sein de leurs structures en sensibilisant les formateurs, les maîtres d’apprentissage et les apprentis à la question de l’égalité entre les femmes et les hommes ainsi qu’à la prévention du harcèlement sexuel au travail et en menant une politique d’orientation et de promotion des formations qui met en avant les avantages de la mixité. Ils participent à la lutte contre la répartition sexuée des métiers ;
• encourager la mixité des métiers et l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes en organisant des actions d’information sur ces sujets à destination des apprentis ;
• favoriser, au-delà de l’égalité entre les femmes et les hommes, la diversité au sein de leurs structures en sensibilisant les formateurs, les maîtres d’apprentissage et les apprentis à l’égalité des chances et à la lutte contre toutes formes de discriminations et en menant une politique d’orientation et de promotion des formations qui mette en avant les avantages de la diversité ;
• encourager la mobilité nationale et internationale des apprentis en nommant un personnel dédié, qui peut comprendre un référent mobilité mobilisant, au niveau national, les ressources locales et, au niveau international, les programmes de l’Union européenne, et en mentionnant, le cas échéant, dans le contenu de la formation, la période de mobilité ;
• assurer le suivi et l’accompagnement des apprentis quand la formation est dispensée en tout ou partie à distance ;
• évaluer les compétences acquises par les apprentis, y compris sous la forme d’un contrôle continu, dans le respect des règles définies par chaque organisme certificateur ;
• accompagner les apprentis ayant interrompu leur formation et ceux n’ayant pas, à l’issue de leur formation, obtenu de diplôme ou de titre à finalité professionnelle vers les personnes et les organismes susceptibles de les accompagner dans la définition d’un projet de poursuite de formation ;
• accompagner les apprentis dans leurs démarches pour accéder aux aides auxquelles ils peuvent prétendre au regard de la législation et de la réglementation en vigueur.